「履歴書なんて、書式さえ合っていれば大丈夫でしょ？」

そう思っていませんか？

実は、履歴書を送る際のファイル名や送付方法にも、企業への印象を左右する大切なポイントが隠されているんです。

今回は、履歴書をPDFで送る際に気をつけたい点について、詳しく解説していきます。

近年では、企業への応募書類を郵送するよりも、メールでPDFファイルを添付して送る方法が主流になってきました。

PDFで送るメリット

• ファイルの破損を防げる: 文字化けやレイアウト崩れの心配がありません。
• セキュリティ面で安心: PDFファイルにはパスワードを設定できるため、個人情報が漏洩するリスクを減らせます。
• 簡単に共有できる: クラウドサービスを利用すれば、複数の企業に同じ履歴書を送る際も便利です。
• 郵送よりも早い：履歴書を郵送で送付するのと比べ、2～3日程度選考にかかる時間を短縮できます。
  

履歴書を送る際に、最も注意したいのがファイル名です。

企業の採用担当者は、一日数十通、数百通もの応募書類をチェックします。

そのため、ファイル名を見ただけで、どの応募者の書類なのか、一目でわかるようにしておくことが大切です。

NGなファイル名

• 履歴書.pdf: 名前も日付も入っていないため、どの応募者の書類かわかりません。
• 履歴書_山田太郎.pdf: 名前は入っていますが、いつ作成したのかがわかりません。
• 履歴書_20230401.pdf: 日付は入っていますが、誰が作成したのかがわかりません。
  
  

おすすめのファイル名

• 20240401_履歴書_山田太郎.pdf: 年月日、氏名、ファイル種別がわかりやすく、検索しやすいです。
• 20240401_履歴書_山田太郎_営業職.pdf: 応募職種まで入れると、さらにわかりやすくなります。
  
  しかし、20240401＿履歴書＿山田太郎＿株式会社〇〇　など会社名を入れる場合は、併願をしていているんだなという印象を
  持たれてしまう場合もあるため、職種名までにとどめるのがいいでしょう。

当たり前ですがファイル名だけでなく、メール本文も丁寧に記載しましょう。

メール本文の例

件名：〇〇株式会社 採用応募書類（山田太郎）

本文：

〇〇株式会社 採用担当者様

拝啓

この度は、貴社の〇〇の求人情報に大変興味を持ち、応募させていただきます。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の山田太郎と申します。

添付ファイルに、履歴書と職務経歴書をPDF形式で送付いたします。

〇〇という点に魅力を感じ、貴社の〇〇に貢献したいと考えております。

つきましては、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

敬具

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

山田太郎

〇〇の部分は、あなたに合った内容に置き換えてください。

学卒の内容で紹介しましたが、失礼のない内容であれば問題ないです。
何も記載せず、本文を空白のメールで送ってくる人が多くいたので要注意です。

その他の注意点

• ファイルサイズ: ファイルサイズが大きすぎると、ダウンロードに時間がかかってしまうため、5MB以下に抑えるようにしましょう。
• パスワード: 企業からパスワードの設定を求められた場合は、必ず設定しましょう。
• 誤字脱字: 丁寧に確認し、誤字脱字がないか確認しましょう。

まとめ

履歴書を送る際は、ファイル名やメール本文にも気を配り、丁寧な印象を与えるようにしましょう。

履歴書は、あなた自身の「顔」です。

ちょっとした工夫で、あなたの印象は大きく変わります。